АУДИТ И КОНСАЛТИНГ

СТРАТЕГИЯ

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

МОТИВАЦИЯ И KPI

ФИНАНСЫ

ЛОГИСТИКА

АВТОМАТИЗАЦИЯ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Адрес:
Россия, Санкт-Петербург, ул. Чайковского, д. 26

ОПТИМИЗАЦИЯ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА

Все компании заинтересованы в оптимизации численности персонала.
Одна из главных причин – это необходимость снижения затрат, в том числе и расходов на персонал.

Внедрение новых технологий и оборудования на производстве также побуждает руководство компании производить оптимизацию численности.
Нельзя привлекать новых специалистов (с нужной квалификацией) и не увольнять при этом старых.
Так же, компания может отказаться от каких-либо направлений своей деятельности.
Одним из последствий такого шага является сокращение персонала, занятого в данных направлениях.

Почему разрастается штат, и откуда появляются лишние сотрудники.

Причиной превышения необходимой численности штата на производстве может быть изношенное оборудование и использование устарелых технологий. Также штат разрастается в компаниях, где не продуманы должностные инструкции, не разделены зоны ответственности отдельных сотрудников и целых подразделений.

Управление численностью и расходами на персонал без проведения сокращений – наиболее перспективный путь для того, чтобы избежать необходимости увольнения по инициативе администрации.
Например, для временных или сезонных работ лучше использовать срочные трудовые договора.
Также на определенные работы можно привлекать специалистов по договорам подряда, или часть функций вообще передать на аутсорсинг.

Почему на предприятии появляются лишние сотрудники:

  • Неэффективность в работе компании руководство пробует решить введением новых административных должностей (надсмотрщиков).
  • Структура компании строится не от потребностей рынка (каждый сотрудник должен быть нужен клиенту, иначе он лишний). Во время роста компании структура не пересматривается, роли в организационной структуре не перераспределялись.
  • В компании нет кадрового планирования, идет стихийный набор сотрудников (в том числе, по знакомству, когда нередко новые должности создаются под человека).
  • Нечеткое разделение полномочий (функционала) специалистов и подразделений.
  • Законопослушность компании: нанять сотрудника проще (с точки зрения трудового законодательства), чем сократить – это сложно и затратно.
  • Филиалы создают собственные функциональные службы на местах (например, свою бухгалтерию, службу персонала). При этом функции дублируются старым отделом в управляющей компании. Происходит смешений функциональной и дивизиональной систем управления (в чем-то автономия, а в чем-то централизованное управление).
  • На постоянную основу принимаются специалисты, которые нужны для проектной (временной) работы.
  • На производстве не обновляется оборудование, поэтому требуется больше персонала для обслуживания и ремонта старых установок. 

Как выявить необоснованное разрастание штата:

  • Проведите кадровый аудит. В ходе этого мероприятия выясните структуру персонала по категориям, должностям, образованию, возрасту и т.д., а также его функциональную загрузку. По результатам анализа собранных данных можно выявить те «проблемные  зоны» в структуре персонала, которые являются причиной неэффективной работы.
  • Сопоставьте темпы роста ФОТ и появление новых штатных единиц с темпами роста прибыли. Если темпы роста ФОТ превышают темпы роста прибыли – это говорит о том, что отдача от персонала ухудшается. Такой же подход можно применять при обосновании введения новых штатных единиц.
  • Сколько человек должны ставить визу на простых документах (заявка на заказ канцелярии, отчет о командировке, обходной лист при увольнении)? Сколько из них ставят визу «для порядка», не читая документ? Не возникает ли ситуация по пословице «один с сошкой, семеро с ложкой»? Если посмотреть на подобные ситуации шире, то можно выявить и устранить ненужные административно-контрольные функции, и пресечь разрастание штатов.
  • Сравнить численность персонала своего предприятия с аналогичными (успешными в отрасли). Например, для производственных предприятий будет не лишним сравнить процентное соотношение количества сотрудников, занятых на основном производстве, и вспомогательного персонала (сколько сотрудников вспомогательных профессий приходится на одного рабочего). Поскольку ключевой бизнес – производство, то должно быть больше (как минимум в два раза) производственного персонала. Весь персонал можно поделить на категории (например: административный, вспомогательный персонал, персонал, участвующий в создании добавленной стоимости). Для каждой категории можно установить квоты (или пропорции в общей численности).

Чтобы сокращение штата проходило без снижения эффективности предприятия, на производстве необходимо внедрять новую технику и технологии, а в аппарате управления – оптимизировать деловые процессы.

Поручите внешним или внутренним аудиторам (например, службе качества) сопоставить возложенные на каждое отдельное подразделение функции с реальной загрузкой каждого сотрудника в нем (по интенсивности и продолжительности работы). Результатом такого анализа могут быть не только увольнения, но и перераспределение персонала по структурным единицам